Automatisierte Reisekostenabrechnung: Reisekosten schneller und genauer abrechnen
Seit vielen Jahren kämpft die Reisekostenabrechnung mit einem Imageproblem. Bei den Mitarbeitern wird sie häufig als „notwendiges Übel“ gesehen, denn auf der einen Seite ist ihnen natürlich daran gelegen, sich diese Kosten für Dienst- und Geschäftsreisen erstatten zu lassen, auf der anderen Seite erfordert das Sammeln und Erfassen von Hotelrechnungen, Tankbelegen und sonstigen Quittungen eine Menge zusätzlichen Aufwand – insbesondere wenn diese Arbeiten manuell erfolgen müssen.
Für den Arbeitgeber ist es auf der anderen Seite wichtig, dass diese Kosten vollständig und zeitnah erfasst werden, insbesondere, wenn er diese Kosten an einen Kunden oder Auftraggeber weiterberechnen möchte. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen.
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalierung von Reisekosten
Mit dem Verpflegungsmehraufwand und den dabei geltenden Pauschalen hat der Gesetzgeber eine Regelung geschaffen, mit der die zusätzlichen Kosten erstattet werden, die ein Mitarbeiter zu tragen hat, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner so genannten „ersten Tätigkeitsstätte“ aufhält. Dieser Mehraufwand kann als Betriebsausgaben (§ 4, Absatz 5 Nr. 1 EStG) oder als Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) geltend gemacht werden. Für das Jahr 2017 gelten für Inlandsreisen die folgenden Pauschalen.
– Aufenthalt mindestens 24 Stunden: 24 Euro
– Aufenthalt ab 8 bis 24 Stunden (bzw. An- oder Abreisetag): 12 Euro
Die VMA-Pauschalen für Auslandsreisen 2017 hängen vom Reiseland ab.
Manuelle Prozesse erhöhen Aufwand und Fehleranfälligkeit
Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2015 rechnen mehr als die Hälfte (65 Prozent) der kleinen Unternehmen bis 250 Mitarbeitern Reisekosten manuell ab, d.h. auf Papier oder über MS Excel-Listen. Ein weiteres Ergebnis: In drei Vierteln der Betriebe (67 Prozent) sind bis zu zehn Prozent der Reisekostenabrechnungen fehlerhaft. Diese Ergebnisse werden auch von der Trendstudie Projekt-Controlling 2016 bestätigt. Dort gaben 58 Prozent der befragten Unternehmen an, dass die Übernahme der Rechnungen und Reisekostenabrechnungen in die Buchhaltung auch heute noch manuell in Form von Ausdrucken, Kopien von Belegen, etc. erfolgt.
Automatisierte Reisekostenabrechnung mit ZEP
Mit dem Modul „Reisekostenabrechnung“ bietet ZEP die Möglichkeit, alle Reisedaten parallel zu den Arbeitszeiten zu erfassen. Auf Knopfdruck erstellt die Lösung dann die komplette Reisekostenabrechnung inklusive Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Reisekosten.
Die Weiterfakturierung der erfassten Reisekosten auf der Grundlage vorab getroffener Vereinbarungen wie Anreisepauschale pro Tag oder Reise, spezielle Kilometergeldsätze sowie die Abrechnung von VMA und Belegen/Fremdkosten an den Kunden erfolgt dann direkt aus dem System. Darüber hinaus ist eine automatische Übernahme der erfassten Daten in das Faktura-Modul von ZEP oder Finanzbuchhaltungslösungen von Drittanbietern wie DATEV oder Lexware möglich. Aufwand und Fehleranfälligkeit werden damit auf ein Minimum reduziert – das freut Mitarbeiter UND Geschäftsleitung.
Die provantis IT Solutions GmbH wurde im Jahr 2000 mit dem Ziel gegründet, eine webbasierte, branchenunabhängige Standardlösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling speziell in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen zu entwickeln und zu vermarkten. Mit ZEP – Zeiterfassung für Projekte – wurde dieses Ziel erreicht.
Heute ist ZEP bereits bei mehr als 600 Unternehmen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz tagtäglich erfolgreich im Einsatz. Hierzu gehören Betriebe, die Beratung oder Software-Entwicklung anbieten ebenso wie Ingenieure. Die Unternehmensgröße reicht dabei von Freiberuflern bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.
Weitere Informationen zu ZEP: http://www.zep.de
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