Einführung eines PIM Systems in der Praxis

Aufwand und Kosten fest im Griff bei der Implementierung von Multichannel Publishing Lösungen

12/2015 – Ob PIM System (Product Information Management System), ERP oder WaWi: Die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware in einem Unternehmen ist eher unbeliebt. Teilweise rührt dies von negativen Erfahrungen durch teure Fehlinvestitionen in Software, welche die Erwartungen nicht erfüllte. Teilweise fürchten die zuständigen Mitarbeiter grundsätzlich hohen Arbeitsaufwand mit dem neuen System, der neben dem Tagesgeschäft zusätzlich bewerkstelligt werden muss. Doch diese Befürchtungen sind bei professioneller Begleitung der Einführung unbegründet.

Erfolgreiche Einführung eines Produkt Information Management Systems

Ein PIM System gestaltet die Marketing- und Vertriebsarbeit um ein Vielfaches einfacher, effektiver und flexibler. Aus einer zentralen Datenbank, dem Media Asset Management (MAM) bzw. Digital Asset Management (DAM), werden medienneutral gespeicherte Informationen in verschiedene Kanäle wie Website, E-Commerce, personalisierte Produktkataloge oder Unternehmensflyer ausgeleitet.
Damit die Einführung des PIM Systems zu planbaren Kosten und überschaubarem Aufwand erfolgt, spielt der Import vorhandener Daten eine große Rolle sowie das frühe Einbeziehen der Mitarbeiter. Daneben ist der Erfolg des Projektes eng mit einem professionellen Lösungspartner verbunden.
Um das Einsparpotential transparent zu machen, bieten Workshops zur Bedarfsanalyseeine wertvolle Orientierungshilfe, wie sie zum Beispiel von der Agentur brain at work angeboten werden ( www.brain-at-work.de/pim-workshop ).

Import vorhandener Daten ins PIM System

Die Herausforderung besteht darin, alle vertriebs- und marketingrelevanten Inhalte, die häufig in verschiedenen Abteilungen gespeichert sind, im PIM System zentral zu bündeln. Die erforderlichen Daten liegen oftmals bereits in elektronischer Form vor: Ob in Datenbanken oder einfach in einer Excel-Liste oder Textdatei. Aus vielen dieser Quellen können die Informationen extrahiert und in der Einführungsphase in das PIM System initial importiert werden. Aus dem Produktinformationsmanagement System können die Daten je nach Bedarf neu zusammengesetzt und in die verschiedenen Ausgabekanäle automatisiert ausgeleitet werden. Dieses sogenannte Cross Media Publishing (CMP) – auch Multichannel Publishing genannt – ist ein wichtiger Baustein erfolgreicher Marketing- und Vertriebskampagnen.

Mitarbeitern die Vorteile des Multichannel Publishings aufzeigen

Damit die Einführung eines PIM Systems einwandfrei läuft, müssen alle involvierten Mitarbeiter so früh wie möglich mit einbezogen und motiviert werden. Dabei ist es wichtig, dass das Team die Vorzüge beispielsweise des PIM Systems und des damit verbundenen Cross Media Publishings bzw. Multichannel Publishings für sich selbst erkennt und sich dadurch gerne von alten Arbeitsweisen verabschiedet.

Professioneller Lösungspartner für PIM Systeme: Strukturierte Einführung von Multichannel Publishing mit brain at work

Ein professionelles Projektmanagement macht den Ablauf strukturiert und sicher. Die Cross Media Agentur brain at work begleitet das Projekt „PIM Einführung“ von Anfang an mit transparenten Abläufen, dokumentierten Meilensteinen und zu planbaren Kosten. Dabei werden alte Arbeitsabläufe sowie Aufgabenverteilungen der Mitarbeiter kritisch hinterfragt, optimiert und in systematische Workflows übersetzt als Voraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung der Marketing- und Vertriebsarbeit.

Workshop zur System-Bedarfsanalyse eines Unternehmens: PIM? CMP? MAM? DAM?

Ziel eines solchen Workshops ist es, für ein Unternehmen das individuelle Kosten-Nutzen-Verhältnis zu ermitteln. Im Ergebnis erhält das teilnehmende Unternehmen ein strukturiertes und nutzenorientiertes Lastenheft für die passende Software-Einführung. Es ermöglicht eine konkrete Kalkulation der benötigten Mittel, Auswahlkriterien zur Software und des zu erwartenden Nutzens. Die ausführliche Beschreibung eines solchen Workshops ist online abrufbar unter www.brain-at-work.de/pim-workshop .

Die brain at work Gesellschaft für Kommunikation mit Neuen Medien steigert die Wertschöpfung aus den Marketing-Inhalten ihrer Kunden durch fundierte Beratung, effiziente Software und professionellen Service. Für vertriebsstarke Multi-Channel-Lösungen, Websites, Onlineshops und mehr.

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