Personenbezogene Daten – lost in space

Juli 3, 2017

AIIM Report zur EU-DSGVO

Bonn, den 03.07.2017. Nur sechs Prozent der Befragten sind bereits fit für die EU-DSGVO – weniger als ein Jahr vor ihrem Inkrafttreten: das ergab eine Umfrage des internationalen Expertennetzwerks AIIM. Es zeigten sich außerdem gravierende Mängel bei der Datensicherheit: 31 Prozent der Befragten berichteten von Datenverlusten oder unbeabsichtigter Veröffentlichung sensibler Daten in den letzten zwölf Monaten.

Die Brisanz der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) für Unternehmen ist mittlerweile weitestgehend bekannt, aber wie sieht es mit der Umsetzung aus? Das fragte die AIIM ihre Mitglieder – mit alarmierenden Ergebnissen. Weniger als ein Jahr vor ihrem Inkrafttreten sind erst sechs Prozent vollständig auf die EU-DSGVO vorbereitet. 25 Prozent sagen, sie „denken darüber nach“ und sieben Prozent geben zu, noch gar nichts unternommen zu haben, um personenbezogene Daten zu schützen und die Anforderungen auf Herausgabe und ggf. Löschung erfüllen zu können. Jeder, der sich mit der Komplexität von Organisations- und Infrastrukturprojekten auskennt, weiß, dass die Zeit jetzt knapp wird.

ECM sorgt sich um Datenschutz und -verfügbarkeit

Immerhin 70 Prozent wollen Information Governance Policies zur Einhaltung der EU-DSGVO für ihr Unternehmen entwickeln, 57 Prozent Maßnahmen zur Datenbereinigung ergreifen, um die Integrität ihres Datenbestandes zu gewährleisten. Enterprise Content Management(ECM)-Lösungen wie Doxis4 bieten eine einheitliche technologische Plattform zur sicheren Verwaltung und Speicherung von Daten und Dokumenten aus den verschiedensten Systemen. Sie können dabei helfen, personenbezogene Daten zu identifizieren, sicher aufzubewahren, auf Anfrage zur Einsicht bereitzustellen bzw. zu löschen und für die Zukunft einen EU-DSGVO-konformen Datenschutz aufzubauen. Sie verhindern auch Datenlecks und Datenverluste („data loss or exposure“), die fast ein Drittel der Befragten für die letzten zwölf Monate zugaben. Als Gründe für die schlechte Datensicherheit nannten sie Missachtung durch die Mitarbeiter (staff negligence) und schlampigen Umgang mit den Daten („bad practices“).

ECM ist kein Wundermittel, es bietet allerdings ein sicheres und stabiles Fundament zur Information Governance. Mit Doxis4 safeLock können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen z.B. für Verträge automatisiert verwalten. Löschsperren lassen sich jederzeit – z.B. wenn Kunden oder Mitarbeiter die Löschung nach der EU DSGVO verlangen – wieder aufheben, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verschärft die Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Informationen. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen bis zu mehreren Millionen Euro. Betroffen sind nicht nur europäische, sondern auch alle internationalen Unternehmen, die in der EU Geschäfte machen. Die AIM nahm die aktuelle Diskussion zum Anlass, ihre Mitglieder im Mai 2017 nach dem Grad ihrer EU-DSGVO-Konformität zu befragen. Rund 700 Mitglieder der AIIM Community beteiligten sich an der Umfrage.

Den ganzen AIIM Report „Understanding GDPR Readiness in 2017″* lesen Sie hier: https://www.ser-solutions.com/media-library/overview/medien/aiim-insights.html?utm_source=Blog&utm_medium=Doxis4Cloud&utm_campaign=AIIM-GDPR

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SER verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und schafft so den Digital Workspace der Zukunft. Mit unserer führenden Doxis4 iECM-Suite hat SER in der Entwicklung von Enterprise Content Management Software neue Standards gesetzt – Software Made in Germany seit mehr als 30 Jahren. Mehr als eine Million zufriedene Anwender verlassen sich weltweit auf unsere benutzerfreundlichen Lösungen, um ihren Return on Information zu steigern. Mit seiner einheitlichen Plattform für ECM und BPM (Business Process Management) vereint Doxis4 nahtlos Content und Prozesse und vernetzt so Menschen mit Informationen, synchronisiert Geschäftsprozesse und verbindet die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden. ECM Excellence by SER – das bedeutet Vision, Inspiration, Erfahrung und Expertise eines Teams von mehr als 550 Mitarbeitern. Mit der guten Platzierung der Doxis4 iECM-Suite in beiden Forrester Waves™ für ECM und dem Listing im Gartner Magic Quadrant for ECM bestätigen die weltweit führenden IT-Analysten, dass die Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den führenden ECM-Anwendungen weltweit zählt.
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