So gelingt die Abstimmung im virtuellen Team
Digitale Zusammenarbeit im Homeoffice
Seit mehr als einem Jahr ist der Tisch in der Küche oder im Schlafzimmer für viele der Arbeitsplatz. Hier entstehen auch Berichte, Dokumente, Magazine und Webseiten. Teams treffen sich virtuell und bearbeiten gemeinsam ein Dokument, zum Beispiel in Word, GoogleDocs oder im PDF. Und dann stellt sich die Frage: Wie stimmen wir Text, Gestaltung und Grafiken im PDF ab? Gemeinsam über dem Ausdruck die Köpfe zusammenstecken – in diesen Zeiten undenkbar. Jetzt gilt es, die Anmerkungen sinnvoll und übersichtlich in die Datei einzubinden – für alle sichtbar und nachvollziehbar. Aber wie gelingt das im Homeoffice?
„Entscheidend ist, den Abstimmungsprozess sinnvoll und effizient zu gestalten: vom ersten Entwurf bis zur Veröffentlichung. Wer ist wann beteiligt? In welcher Software wird gearbeitet? Und wie lassen sich alle Beteiligten einbinden, auch wenn das Team nicht vor Ort ist? Diese Fragen werden am besten geklärt, bevor ein neues Dokument angelegt wird“, rät Andreas Düpmann von besser Korrektur lesen.
Workflow für Teams im Homeoffice anpassen
Was sich im Büro bewährt hat, kann im Homeoffice hinderlich sein. „Vertraute Abstimmungsprozesse lassen sich oft nicht ohne Weiteres auf virtuelle Teams übertragen“, weiß der Experte für Qualitätssicherung Text.
In vielen Fällen empfiehlt es sich, den Workflow anzupassen und sinnvolle Funktionen der vertrauten Software wie MS-Word, Adobe Reader DC oder InDesign anzuwenden. So lässt sich die Qualität von Dokumenten weiterhin sicherzustellen. „Auch das Timing sollte passen. Eine effiziente Abstimmung ist kein Karussell, sondern ein stringenter Prozess mit Qualitätssicherung“, sagt Andreas Düpmann, der auch bei Abstimmungsprozessen berät.
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten leicht gemacht
Dokumente lassen sich auch ohne Onlinekonferenz gemeinsam bearbeiten, beispielsweise im PDF. Korrekturprofi und Trainer Düpmann: „Wer weiß, wie die Werkzeuge des kostenlosen Adobe Reader DC sinnvoll eingesetzt werden, und sich die Funktionen des Tools zunutze macht, kann Dokumente schnell und übersichtlich im Team bearbeiten. Das Beste: Korrekturen aus der Kommentarliste von Adobe Reader DC lassen sich nach InDesign übernehmen automatisch ausführen – mit nur einem Klick.“
Weitere Informationen unter https://besser-korrektur-lesen.de
besser Korrektur lesen – unter diesem Namen bietet Andreas Düpmann seit 2011 Seminare für Menschen an, die redigieren und Korrektur lesen. Ziel des Trainings ist eine effiziente Schlussredaktion von Print- und Onlinedokumenten. Es richtet sich an Mitarbeitende in Werbung, PR und Technischer Dokumentation, aber auch in Sekretariat und Kundenkorrespondenz. Besonders Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberatungen profitieren bei ihren umfangreichen Dokumenten von der digitalen Korrekturvorstufe. Alle Seminare gibt es auch als Live-Online-Seminar.
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Andreas Düpmann
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